Vertraulich · Schweiz · DSG-konform

Datenschutz & Datensicherheit

Sie vertrauen uns persönliche Briefe, Namen, Adressen und teilweise sensible Inhalte an. Diese Seite erklärt in normaler Sprache, wie wir damit umgehen – ohne Juristendeutsch.

In einem Satz

Ihre Texte und Empfängerlisten werden ausschliesslich zur Ausführung Ihres Auftrags verwendet, in der Schweiz verarbeitet, nicht an Dritte weitergegeben, nicht für KI-Training genutzt – und spätestens 60 Tage nach Versand vollständig gelöscht.

Datenschutz auf einen Blick

Wo werden Daten verarbeitet?

Ausschliesslich in der Schweiz. Unsere Server und Backups stehen in Schweizer Rechenzentren.

Wer hat Zugriff?

Nur die direkt am Auftrag beteiligten Personen von Inkly. Keine Weitergabe an Dritte, keine externen Freelancer ohne Vertraulichkeitsvereinbarung.

Wie lange werden Dateien gespeichert?

Auftragstexte und hochgeladene Dokumente: max. 60 Tage nach Versand. Danach automatische Löschung.

Wann werden Adressdaten gelöscht?

Empfängerlisten (Serienbriefe) werden 30 Tage nach Auftragsabschluss endgültig gelöscht – oder auf Wunsch sofort nach Versand.

Welche Zahlungsanbieter?

Rechnung/Banküberweisung (Schweizer IBAN) oder auf Wunsch Kartenzahlung über einen zertifizierten Anbieter (z. B. Stripe). Kartendaten sehen wir nie – sie werden direkt beim Zahlungsanbieter verarbeitet.

Daten ausserhalb der Schweiz?

Nein, nicht standardmässig. Falls im Einzelfall doch nötig (z. B. E-Mail-Versand über einen EU-Anbieter), nur innerhalb der EU/EWR mit DSG- und DSGVO-konformen Verträgen.

Wie werden Serienbrief-Listen behandelt?

Getrennt vom übrigen Auftragsverkehr, zugriffsbeschränkt, verschlüsselt gespeichert. Nach Löschung nicht wiederherstellbar.

Werden Daten für KI-Training genutzt?

Nein. Ihre Texte, Adressen und Inhalte werden niemals für das Training von KI-Modellen oder andere Zwecke ausserhalb Ihres Auftrags verwendet.

1. Verantwortlich

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) ist der Betreiber von Inkly – Schreibservice Schweiz. Kontakt: info@inkly-schreibservice.ch.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Wir bearbeiten nur Daten, die Sie uns aktiv übermitteln: Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon, Firma), Auftragsinhalte (Ihre Texte, Grussformeln, Vorlagen), Empfängerlisten (Namen, Adressen) sowie technische Daten Ihres Auftrags (Menge, Papier, Versand).

Wir bitten Sie ausdrücklich, uns keine besonders schützenswerten Personendaten (Gesundheit, Religion, politische Ansichten, Sozialhilfe usw.) zu senden, sofern diese für den Auftrag nicht zwingend nötig sind.

3. Zweckbindung

Ihre Daten werden ausschliesslich verwendet, um Ihren Auftrag auszuführen (Schreiben, Kuvertieren, Versand), um Sie zu Ihrem Auftrag zu kontaktieren und um gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen (Rechnungsdaten gemäss Schweizer Obligationenrecht: 10 Jahre).

Keine Nutzung für Werbung Dritter, Weiterverkauf, Marktforschung, Profiling oder KI-Training.

4. Löschfristen im Detail

Auftragsentwürfe, hochgeladene Texte, Musterbriefe: 60 Tage nach Versand
Empfängerlisten (Serienbriefe): 30 Tage nach Auftragsabschluss, auf Wunsch sofort
E-Mail-Korrespondenz zum Auftrag: 12 Monate
Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: 10 Jahre (gesetzlich vorgeschrieben, Art. 958f OR)
Muster-/Testanfragen ohne Auftrag: 90 Tage

Sie können jederzeit die vorzeitige Löschung Ihrer Daten verlangen – ausgenommen sind gesetzlich aufbewahrungspflichtige Rechnungsdaten.

5. Sicherheit

Übertragung Ihrer Daten an uns erfolgt verschlüsselt (TLS / HTTPS). Uploads und Empfängerlisten werden verschlüsselt gespeichert. Zugriff nur über passwortgeschützte, personenbezogene Konten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, wo verfügbar. Papierdokumente werden in verschliessbaren Schränken aufbewahrt und nach Auftragsabschluss datenschutzkonform vernichtet (Schutzklasse P-4 oder höher).

6. Auftragsbearbeiter (Subprocessors)

Für den Betrieb greifen wir – wo nötig – auf sorgfältig ausgewählte Dienstleister zurück:

Website-Hosting: Anbieter mit Rechenzentren in der Schweiz bzw. EU
E-Mail-Zustellung: DSG-/DSGVO-konformer Anbieter
Zahlung: Banküberweisung; optional Kartenzahlungsdienstleister (z. B. Stripe)
Postversand: Schweizerische Post

Alle Dienstleister sind vertraglich zu Vertraulichkeit und angemessenem Datenschutzniveau verpflichtet.

7. Ihre Rechte

Sie haben nach Schweizer DSG jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung zu widerrufen. Eine kurze E-Mail an info@inkly-schreibservice.ch genügt – wir antworten innert 30 Tagen.

8. Cookies & Analyse

Unsere Website nutzt nur technisch notwendige Cookies sowie datenschutzfreundliche Reichweitenmessung ohne personenbezogene Profile. Es findet kein Tracking über andere Websites hinweg statt.

9. Kontakt bei Datenschutzfragen

Fragen, Auskunftsersuchen oder Meldungen zu Datenschutz und Datensicherheit senden Sie bitte an info@inkly-schreibservice.ch. Wir behandeln jede Anfrage vertraulich.

Siehe auch: Impressum · AGB